"Переїзд" у нову CRM-систему — завдання, яке у багатьох керівників викликає тривогу. Масове перенесення бази лякає команди продажу й маркетингу: одна помилка — і можуть зникнути ліди, історія взаємодій та звіти. Думки про втрачені контакти, нескінченні Excel-таблиці та зупинку продажів здатні паралізувати будь-яку ініціативу з модернізації.

Але з правильним підходом цей процес є абсолютно безпечним. Нижче — покрокова інструкція, яку «Зона Диджитал» (ZD Agency) застосовує під час переходу клієнтів на Svit.One CRM. Дотримуйтесь її самостійно або доручіть процес нам — результат буде однаково надійним.

Етап 1: Підготовка бази — «генеральне прибирання»

Це найважливіший крок, який не можна ігнорувати, адже він визначає 80% успіху. Його мета — підготувати дані так, щоб у нову систему потрапила лише якісна та актуальна інформація. Пам'ятайте головний принцип: "сміття на вході — сміття на виході".

Що конкретно робити:

Інвентаризуйте джерела. Складіть єдиний список усіх місць, де зберігаються контакти: стара CRM, Excel-файли на комп'ютерах, поштові сервіси, Google Contacts. Призначте відповідального за кожне джерело.

Об’єднайте дані та позбудьтеся дублів. Зведіть усі контакти в один майстер-файл. Використовуйте інструменти на кшталт функцій Excel, Power Query чи OpenRefine, щоб видалити дублікати за унікальними ідентифікаторами — email або номером телефону.

Нормалізуйте формати. Приведіть дані до єдиного стандарту:

Телефони: У міжнародному форматі E.164 (наприклад, +380991234567).

Дати: За стандартом ISO 8601 (РРРР-ММ-ДД, наприклад, 2025-07-05).

Валюта: Переконайтеся, що грошові поля мають однакову валюту (наприклад, USD або UAH).

Перевірте обов’язкові поля. Відфільтруйте записи з порожніми критичними значеннями (ім'я, телефон). Додайте колонку OwnerID (ID власника), щоб кожен контакт або угода одразу «потрапили» до свого відповідального менеджера в новій CRM.

Етап 2: Мапінг полів — зіставляємо «яблука до яблук»

Коли дані очищені, їх потрібно правильно зіставити з полями у новій CRM. Цей процес називається мапінгом.

Як це зробити правильно:

Експортуйте структуру з CRM. У вашій новій CRM (наприклад, Svit.One) експортуйте перелік усіх системних та кастомних полів для контактів та угод.

Створіть карту відповідності. У вашому майстер-файлі з даними створіть нову колонку, наприклад CRM Field. Навпроти кожної вашої колонки (Ім'я, Телефон тощо) впишіть точну назву відповідного поля з CRM.

Перевірте наявність полів. Якщо для ваших даних (наприклад, "Номер договору") немає стандартного поля в CRM, спочатку створіть його в налаштуваннях системи, а вже потім виконуйте імпорт.

Збережіть файл правильно. Збережіть фінальний файл для імпорту в кодуванні UTF-8 (формат .csv або .xlsx), переконавшись, що в ньому немає активних формул — лише чисті значення.

Етап 3: Тестовий імпорт на невеликій вибірці

Ніколи не імпортуйте всю базу одразу. Спочатку проведіть репетицію на 5–10% вашої бази (наприклад, 500–1000 записів з 10 000).

Що перевіряти:

Коректність даних: Чи правильно відображаються кирилиця, спеціальні символи, дати, номери телефонів.

Зв'язки між сутностями: Чи коректно встановився зв'язок «контакт ↔ компанія».

Ключові сценарії: Відтворіть типові дії менеджерів. Спробуйте створити ліда, змінити його статус, додати завдання, побудувати звіт за імпортованими даними.

Якщо виявили помилки, поверніться до попередніх кроків і виправте їх. Повторюйте тест, доки він не пройде «на чисто».

Етап 4: Повна міграція — План на «День Х»

Коли тест пройшов успішно, ви готові до фінального кроку. Починайте у період найменшої бізнес-активності (ідеально — вечір п'ятниці).

Приклад погодинного плану:

22:00 — Збереження фінальної версії очищеної бази. Створення резервної копії (.csv або .sql), щоб у разі форс-мажору відкат зайняв менше 10 хвилин.

22:30 — Запуск повного імпорту в Svit.One CRM.

23:00 — Перевірка логів системи, виявлення та ручне виправлення рядків, що могли згенерувати помилки.

23:30 — Перезапуск та перевірка ключових інтеграцій (телефонія, пошта, чат-боти).

08:00 (наступного дня) — Офіційне оголошення «Live» і повідомлення команді про готовність системи до роботи.

Етап 5: Післяміграційна підтримка

Робота не закінчується після натискання кнопки "Імпорт". Важливо допомогти команді адаптуватися.

Проведіть для менеджерів 30-хвилинний огляд змін: покажіть, як працюють фільтри, швидкий пошук, де знаходяться нові дашборди.

Протягом перших 14 днів активно відстежуйте коректність роботи автоматичних завдань, швидкість системи та ключові KPI.

Збережіть фінальний файл для мапінгу та скриншоти ключових налаштувань у спільному репозиторії чи базі знань.

Часті запитання (FAQ)

Чи можна перенести нотатки, листування та історію взаємодій?

Так. Для цього можна використати API Svit.One або підготувати окремий CSV-файл із полями ContactID, NoteBody (тіло нотатки) та Date (дата створення).

Що робити зі старими внутрішніми ID з попередньої системи?

Це важлива інформація. Занесіть їх у спеціально створене кастомне поле, наприклад LegacyID. Це дозволить у майбутньому легко співставити старі записи з новими.

Як зберегти UTM-мітки для контактів?

Створіть у CRM текстові поля utm_source, utm_campaign, utm_medium тощо. Перенесіть туди відповідні значення як звичайний текст, зберігши історію маркетингових джерел.

Потрібна допомога? Перенесіть турботи на нас

«Зона Диджитал» регулярно переносить бази від 10 000 до 500 000 контактів у Svit.One CRM та інші системи «під ключ» — від аудиту й чистки до повного післяміграційного супроводу та навчання команди.

Зв’яжіться з нами, щоб пройти всі етапи без стресу, простою продажів та ризику для ваших даних.